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E-Mails sind neben dem Telefon nach wie vor das wichtigste Kommunikationsmittel im Beruf. Zwar werden immer mehr der elektronischen Nachrichten nicht mehr klassisch mit dem Computer oder Laptop versendet sowie abgerufen, sondern mehr und mehr mobil via Tablet und Smartphone, doch wird die E-Mail auch in Zukunft eher an Wichtigkeit zunehmen als verlieren. Das Problem an der Sache ist nur: Von den unzähligen versendeten E-Mails werden viele nie oder nur sehr langsam beantwortet. Wie also können Sie aus der Masse herausstechen und dafür sorgen, dass Ihre Antwortrate und -frequenz drastisch steigen?Classic Lamar Kendrick X Reebok Stock LeatherDead Sneakerblog T1lJcFK3

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Bildnachweis: iStock.com/OinegueSchuhe Asics Bunt Asics Ewald Psgqdq Ewald Schuhe Psgqdq Bunt OTukXiPZ

Inhalt
1. E-Mail-Verkehr steigt um durchschnittlich fünf Prozent pro Jahr
2. Ein Wort am Ende der E-Mail erhöht Antwortrate um 18,2 Prozent
3. Auswertung wird durch Studienergebnisse gestützt
4. Fazit: Ein kleines „Danke“ hat noch nie geschadet

E-Mail-Verkehr steigt um durchschnittlich fünf Prozent pro Jahr

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Nur 17 Prozent der Berufstätigen in Deutschland besaßen im Jahr 2014 keine berufliche E-Mail-Adresse. Dabei handelt es sich vor allem um den handwerklichen und landwirtschaftlichen Sektor. Und das bedeutet noch lange nicht, dass die Befragten nicht dennoch eine private E-Mail-Adresse pflegen. Ein Büroarbeitsplatz ohne berufliche E-Mail-Adresse – das wäre hingegen in zahlreichen Branchen ein Ding der Unmöglichkeit. Im Jahr 2012 lag die Zahl der Berufstätigen ohne berufliche E-Mail-Adresse noch bei 33 Prozent. Die Tendenz scheint eindeutig.

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Auch die Zahl der durchschnittlich empfangenen E-Mails pro Person ist in diesem Zeitraum von elf auf 18 gestiegen. Zehn Prozent der Nutzer einer beruflichen E-Mail-Adresse erhielten im Befragungszeitraum 2014 sogar über 40 Nachrichten pro Tag. Da bleiben nur noch zwei Möglichkeiten: E-Mail für E-Mail abarbeiten – was angesichts der Masse sehr lange dauern kann. Schnell wird die Organisation des Postfaches zur Haupttätigkeit, während die eigentliche Arbeit stapelweise liegen bleibt. Daher wählen viele Berufstätige die zweite Variante: radikales Aussortieren. Während nur die wichtigsten E-Mails schnell oder überhaupt beantwortet werden, wandern die anderen in den Spam-Ordner, den Papierkorb oder eine endlos lange Warteliste. Eine Besserung der Situation ist nicht in Sicht. Im Gegenteil: Aktuell steigt der weltweite E-Mail-Verkehr um durchschnittlich fünf Prozentpunkte pro Jahr. Die Zukunftsprognosen sehen vergleichbar aus.

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Bei mehr als 120 Milliarden beruflichen E-Mails pro Tag drängt sich eine Frage auf: Wie können Sie mit Ihrer E-Mail aus dieser Masse herausstechen, damit Sie nicht nur überhaupt eine Antwort erhalten, sondern auch noch möglichst schnell?2Architecturedesign Runner Asics GtAsicsRoad Gt 2000 htsrQdCx

Ein Wort am Ende der E-Mail erhöht Antwortrate um 18,2 Prozent

Mit dieser Frage hat sich auch das Unternehmen „Boomerang“ beschäftigt und im Zuge der Nutzung seines Plugins 350.000 E-Mail-Verläufe analysiert. Es kam dabei zu einem erstaunlichen Ergebnis: Viele Menschen legen großen Wert auf die Formulierung der Grußformeln.

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Lese-Tipp: „Geschäftliche E-Mails: Wie kreativ dürfen Grußformeln sein?

Das ist keineswegs ein Fehler, wie Sie gleich sehen werden. Denn für seine Auswertung nahm „Boomerang“ acht verschiedene Grußformeln sowie deren Auswirkungen auf die Antwortrate und -schnelligkeit genauer unter die Lupe. Das Unternehmen orientiert sich dabei an den acht gängigsten Formulierungen, welche dementsprechend am häufigsten in den 350.000 E-Mail-Verläufen aufzufinden waren. Zu erwähnen sei an dieser Stelle, dass die Analyse vom Englischen ins Deutsche übersetzt wurde. Es handelt sich demnach um folgende vergleichbare Floskeln:

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  1. Danke
  2. Grüße
  3. „Cheers“ (in Deutschland als „Prost“ oder „zum Wohl“ unüblich)
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  5. Freundliche Grüße
  6. Danke im Voraus
  7. Vielen Dank
  8. Beste Grüße
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  10. Mit freundlichen Grüßen

Die Ergebnisse der Auswertung sind durchaus überraschend:

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Grußformel Antwortrate in Prozent
Durchschnitt aller analysierten E-Mail-Verläufe   47,5
Beste Grüße 51,2
Freundliche Grüße   52,9
Grüße 53,5Schuhe Asics Bunt Asics Ewald Psgqdq Ewald Schuhe Psgqdq Bunt OTukXiPZ
Mit freundlichen Grüßen   53,9
„Cheers“   54,4
Vielen Dank   57,9
Danke   63,0
Danke im Voraus 65,7

Die Antwortrate der Grußformel „Danke im Voraus“ liegt demnach 18,2 Prozentpunkte über dem Gesamtdurchschnitt. Bei 204 Millionen weltweit versendeten E-Mail pro Minute machen diese gut 18 Prozent einen merklichen Unterschied.

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Auswertung wird durch Studienergebnisse gestützt

Wer sich nun beschweren möchte, dass es sich bei der Analyse durch „Boomerang“ nicht um reliable Ergebnisse handelt, sollte einen Blick in die im Jahr 2010 veröffentlichte Studie Schön Schwarznavy Ecco Sneak Herren Tie Freizeitschuhe uFK1Jc3Tl„A Little Thanks Goes a Long Way: Explaining Why Gratitude Expressions Motivate Prosocial Behavior“ werfen. Adam M. Grant der University of Pennsylvania und Francesca Gino der University of North Carolina at Chapel Hill teilten für ihre Untersuchung 69 Studenten in zwei Gruppen ein. Diesen ließen sie jeweils eine E-Mail mit der Bitte, ihnen mit einem Anschreiben zu helfen, zukommen. In der Testgruppe beendeten sie ihre E-Mail mit einer Dankesfloskel, in der Kontrollgruppe nicht. Auch hier lautete das überraschende Ergebnis: Die Empfänger der E-Mail mit Dankesfloskel boten doppelt so häufig ihre Hilfe an als jene aus der Kontrollgruppe.

Fazit: Ein kleines „Danke“ hat noch nie geschadet

Es ist also an der Zeit, Ihre Grußformel durch ein simples „Danke im Voraus“ zu ergänzen oder ersetzen. Ob Sie den Empfänger damit nicht unter Druck setzen? Vielleicht – doch auf eine ebenso subtile wie wirksame Art und Weise. Und da die Empfänger der Dankesfloskel in der Studie „A Little Thanks Goes a Long Way“ zweimal häufiger ihre Hilfe angeboten haben als die Kontrollgruppe, haben sie das „Danke“ offensichtlich positiv statt negativ aufgefasst. Es ist doch unglaublich spannend, welche Mechanismen im Internet greifen. Höflichkeit hat eben noch nie geschadet.

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Probieren Sie es aus und teilen Sie uns Ihre persönlichen Erfahrungen in den Kommentaren mit. Welche Veränderungen konnten Sie durch eine simple Dankesfloskel hinsichtlich der Schnelligkeit, Häufigkeit oder Formulierung von Antwortmails beobachten? „Danke im Voraus“ für Ihre Kommentare!

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